同じような事務作業を長時間、あるいは長期間続けていると、ムダな作業も当たり前であるかのように思えてくることが多いようです。今一度、いつも行なっている事務作業の内容やフローを見直してみてはいかがでしょうか？
この記事では、事務作業をうまく効率化するための心構えやテクニック、改善のポイントを解説します。事務作業の効率化に有効なツールも紹介しているので、業務の効率化にお悩みの方はぜひ参考にしてください。
効率良く事務作業するための心構え
事務作業は地味な仕事に見えるかもしれませんが、会社にとって重要な業務の一つです。自社事業の全体像をしっかりととらえている人ほど、作業を効率良く進め、任された業務を要領良くこなします。
日々、各々が抱える業務は一日単位で考えても一つではありません。複数の業務を抱えていても、前後の工程や進捗、将来的な計画といった業務の全体像を理解できていれば、どれが優先すべき業務かを的確に判断できるでしょう。
また、効率良く仕事を進めるためには、コスト意識を常に持つことも重要です。業務にある一つひとつの作業が本当に必要なものなのか、どこかに省くべきムダがないかを常に意識して取り組むことが効率化につながっていきます。
特に同じやり方で毎日行なっている定型業務は、ムダの存在や改善の必要性に気付きにくく、何気なく繰り返してしまいがちです。作業の自動化ができる可能性の高い要素でもあるため、もっと効率的に回せないかという視点を持って進めたほうがよいでしょう。
事務作業を効率化する前に確認しておくこと
事務作業を効率化する前に行なっておきたい3つのステップを解説します。
効率化したい項目を明確化する
現在行なっているもののうち、どの業務や作業をターゲットにするかを明確にしてから取りかかりましょう。
業務を効率化したいときに闇雲に着手しても、なかなかうまくはいきません。業務のなかにある、本当に省くべきムダを把握できていない可能性が高いからです。業務の多くは単体では完結せず、他の業務と連動しています。
つまり、各業務の進め方やタイミングは、他の業務と影響し合うものなのです。
どの業務や作業を効率化するのかを明確にせず、あいまいな状態で進めてしまえば、着手したあとに混乱が生じる可能性があります。これでは効率化どころか、非効率のもとを作り出してしまうでしょう。
そのため、効率化に着手する前に、どの業務・作業を効率化するかを明確にすることが大切です。
自動化もしくは廃止などをジャッジする
各業務を効率化するにはいくつかの手段があるため、判断が必要です。
まずは、その業務を存続させるのか、あるいは廃止するのかを決めましょう。必要であるため存続させるという判断をした業務については、ツールを導入し自動化できるかどうかを判断します。例えば、決まったやり方で進める定型業務は自動化向きです。
自動化のほかにも、さらに簡素なやり方に変える、もしくは他の業業務と統合して工数を少なくするといった選択肢もあるでしょう。
改善した内容をマニュアルなどで標準化
業務効率化に向けて決定した改善内容は、マニュアルを作成して標準化を図りましょう。同じ業務を誰もが同じやり方で進められるようにするためです。携わる人材の知識やスキルレベルに配慮した、わかりやすい内容が求められます。
社内に改善内容を知っている人と知らない人がいると、業務の質のばらつきや業務に関わるスタッフ間での混乱が発生しやすくなります。流れ・やり方を標準化できれば、指示や連携がスムーズになるでしょう。
事務作業に対する取り組み方の改善
事務作業の効率化を図るには、便利なツールなどを導入すれば良いと考える方もいることでしょう。しかし、ツールを使うだけでは十分とはいえません。
業務への取り組み方も変えていく必要があるため、ここでは取り組み方の改善に向けて意識するポイントをご紹介します。
業務の優先順位を決めてから事務作業を行なう
何ごとも効率良く進めるためには、優先順位を立てることが重要です。
効率化の事前準備として、各業務の要／不要のジャッジをしたあとも、さまざまな種類の業務が残るでしょう。どの業務を先に進め、どの業務をあとにするかを考えなければなりません。重要性や所要時間、他部署・多業務との連携状況、業務の特徴などを踏まえて判断し、計画を練りましょう。
また、業務の優先順位を決めたあとは、業務にかける時間配分も意識することが大切です。期限が迫ってから「時間が足りない……」という状況になると、ミスや抜け漏れを招きやすく、さらに時間を取られてしまう可能性が高くなります。
コスト意識を持って業務に取り組む
仕事をするうえで常にコストを意識できる人は、自分の行動の一つひとつにも人件費というコストが絡んでいることを把握しています。そのため、現状のコストを改善するという目的意識を高く持って仕事に取り組めるのです。
常にコストを意識できる人は効率化の方法を模索するなかで、担当している業務だからこそ、気付ける改善ポイントを発見する機会が多いでしょう。
このようなコスト意識の高い人が集まる組織は業務の滞りも少なく、アウトプットの質も良いと考えられます。
仕事の全体像を意識して業務に取りかかる
業務の全体像を把握できていると、取りかかる順番や進め方についての判断を的確に行なえます。例えば、何のためにこの業務を行なうのか、誰が（どの部署が）関わるのか、どれくらい時間がかかる仕事なのか、期限はいつかといった点を把握しておくとよいでしょう。
業務の多くは複数の作業、もしくは複数人で取り組む作業で成り立っているため、業務の全体像への意識は欠かせません。全体像を把握できていれば、急に他の案件が入ったり、変更が必要になったりした場合にも少ない負荷で調整できるでしょう。
また、その業務を行なう目的がずれたままでは、望まれるアウトプットが出せません。たとえ遂行できたとしてもやり直しとなる可能性が高くなります。
状況や条件に合わせた最善の順序で、目的に沿うアウトプットを出すことが、最も効率の良い流れだといえるでしょう。
事務作業を効率化するためにツールを活用
事務作業を効率化するためには、パソコンで使えるツールを用いることが有効です。ここでは、業務効率化の助けになるツールをご紹介します。
メモ機能を活用する
パソコンのメモ機能は業務効率化につながるツールです。テキストだけでなく画像や動画などさまざまなデータを記録、保存できます。リマインダーとして活用しても便利です。
分類別のフォルダ管理や文字検索も可能になるため、数が増えてもあまり手間を取りません。記録できるデータの種類や検索、共有の容易さなど、あらゆる面で紙のメモより効率的に情報を扱えるようになります。
オンラインストレージで社員同士のファイルを共有化
オンライン上のストレージツールを活用し、社員のファイルを一つの場所で共有すれば事務作業はよりスムーズに進みます。ファイルの受け渡しはもちろん、マニュアルや資料のバージョン管理も容易になるでしょう。
共有ファイルが各スタッフのパソコンで管理されていると、最新バージョンへの更新をしそびれて、旧版が参照されてしまうかもしれません。しかし、オンライン上の一つの場所で共有・一元管理していけば、ミスや混乱を防げます。
タスクやプロジェクトの管理ツールを活用する
スタッフ数や扱う案件が多い職場では、タスクをきちんと管理することが重要になります。そういった職場では、業務の担当者や進捗をいつでも確認できる、タスク管理ツールの活用がおすすめです。
タスク管理ツールを使用すればリアルタイムに進捗を確認できるため、業務の遅れに早い段階で気付けるでしょう。大きな停滞を招く前にサポートや支援の手を回すことができ、その後の計画や割り振りも的確になるはずです。
RPAを活用する
事務作業のなかでも、定型作業はRPAの活用が効果的です。詳細な文字情報やミスの許されない数字の入力作業を、ミスなくスピーディーに自動で処理できます。
RPAを活用すれば、これまで定型作業にかかっていた時間と労力を、その他のより重要な業務に回すことが可能です。また、導入やカスタマイズをする際にプログラミングの専門知識が必要なく、比較的手軽に導入できるというメリットもあります。
事務作業の効率化は時間外労働の削減にも寄与できる
事務作業は大量の入力作業をともなうものが多く、業務のなかにその単純作業が多いほど長時間労働につながりやすいものです。企業に働き方改革への取り組みが求められる昨今では、事務作業の効率化も重要となります。
事務作業を効率化すれば、時間外労働の削減も可能です。自社に合う効果的なツールを積極的に取り入れながら業務効率化を図りましょう。
