企業では、売上に直接関係する営業部門などのフロントオフィスがフォーカスされがちです。しかし、バックオフィスなしに事業を円滑に回すことはできません。企業にとっては不可欠な存在である、バックオフィスの業務効率化こそ重要課題です。
今回の記事では、バックオフィス業務に効率化が必要な理由や、効率化に向けた改善方法を解説します。自動化RPAについても触れていますので、業務効率化の成功に向けてぜひ参考にしてください。
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バックオフィスとは？
バックオフィスとは、人事・経理・総務・情報システム部門などのことです。営業部門など、顧客と直接関わるフロントオフィスを支援する部署を指します。フロントオフィスには、営業部門以外に販売・マーケティング・カスタマーサービスなどの部署も当てはまるでしょう。
バックオフィスは顧客と直接の関わりは少ない部署ですが、フロントオフィスの業務を進めるためにはバックオフィスの働きが欠かせません。例えば、営業が成約を獲得するまでに使った経費の精算、売上処理は経理が行ないます。マーケティング部門などで使う社内システムやツールの開発・管理も、高い専門知識を持つ情報システム部門が担うでしょう。
給与や休暇、社会保険関連、評価、配属や教育など、人材がその企業で働くうえで、必要な手続きや処理を行なうのもバックオフィスです。
バックオフィス業務こそ効率化が必要な理由とは
バックオフィスの業務は、企業の売上には直接関係しませんが、会社を円滑に機能させるうえで重要な業務です。ここで、バックオフィス業務を効率化するメリットを見ていきましょう。
会社全体の生産性向上につながる
バックオフィスはいわば裏方業務です。しかし、この裏方の業務がうまく機能すればするほど、営業部門などのフロントオフィスも業務を効率的に進められます。
先述のとおり、バックオフィスの業務は売上に直接関係しないとはいえ、事業運営を円滑に機能させるためには重要です。バックオフィス業務の効率化を図ることで、バックオフィスのスタッフはより重要な業務に取り組む時間を確保できます。
バックオフィス業務を円滑に機能させることで、会社全体の業務効率化と生産性向上につながっていくのです。
バックオフィスの人員比率を抑えた筋肉質な組織作り
バックオフィス業務を効率化することで、スタッフは本当に必要な業務だけに集中できます。重要な業務をしっかりこなす能力を備えた、筋肉質な組織作りが可能になります。
単純作業を延々と行なっていると「こんなことをするために入社したのではない……」「毎日同じ作業を大量に繰り返していて飽きる」といった、不平・不満も起こりやすくなるでしょう。反対に、専門的な仕事や自分にしかできないと思える仕事を任されると、スタッフは会社に必要とされていると感じ、組織への貢献度が高くなります。
バックオフィスの効率化を図ることで、個々の充実感やエンゲージメントの向上が期待できるはずです。
バックオフィス業務を効率化させるための改善方法
バックオフィスを効率化する手段としては、「クラウドサービスの利用」「RPAの導入」「アウトソーシングの活用」の3つが挙げられます。
それぞれ、どういった手段なのかを見ていきましょう。
改善案1：クラウドサービスを活用する
クラウドサービスとは、ネットワーク上にあるソフトを利用することです。現在では、ありとあらゆるクラウドサービスがネットワーク上で展開されています。バックオフィスを専門としたクラウドサービスだけを見ても、勤怠管理、会計・経理、給与や経費の計算など、さまざまな業務に対応するものがあります。
クラウドサービスは、ネットワーク上にデータが保管されるためインターネットを介せば、いつでも、どの場所からでも簡単にアクセスして必要業務を遂行できます。災害や外出自粛要請など、有事の際にも重宝するでしょう。
改善案2：RPAを利用する
RPAとは、Robotic Process Automationを略した言葉で、人がパソコン上で行なっている業務の自動化を意味します。RPAも物理的な機器が必要になるわけではなく、パソコン上で簡単に導入できます。
RPAを導入する際に、社内の業務フロー全体を見直す必要があるため、業務時間を大幅に削減する機会となるでしょう。また、ロボットが作業を行なうため人的ミスを防止でき、長時間動かし続けても正確性を保つことができます。
RPAについては後ほど詳しく説明します。
改善案3：外部の専門家にアウトソーシングする
バックオフィスを効率化する、外部の専門家に定型業務を任せるという方法もあります。業務分野のプロに依頼すれば、作業スピードも速く、アウトプットの質も確保できるでしょう。社内の必要業務の一部を切り取ったアウトソースも可能です。
時間がかかっていた業務とその工数がなくなれば、社内の人材は重要業務に注力できます。業務効率が上がれば、人手が少ない状態でも業務を回せるようになるでしょう。アウトソースの場合、人を雇ったときの人件費より安く済む点もメリットです。
特に今業務効率化にRPAが注目されている理由
RPAとは、先述のとおりロボットを使って業務を自動化する技術のことです。基本的には、人がパソコンで行なっている業務のほとんどを、自動的に処理するRPAに移行できます。事業運営においては、人材不足や働き方改革への対策が求められる昨今、RPAを導入している企業の数も年々増加しているようです。
ロボットですから疲れることがなく、24時間休まずに動かし続けることが可能です。人と違ってミスがほとんどなく、正確なアウトプットを出せるため、ミスによる遅延や混乱、あるいは損失なども防げるでしょう。プログラミングの知識がなくても、カスタマイズまでできるほど容易な操作性もメリットの一つです。
このように現代のビジネス環境、課題や懸念点を解消できる特徴が多いことからRPAに注目が集まっています。
バックオフィスを効率化して生産性向上を目指そう
人事・経理・総務・情報システム部門などが担うバックオフィス業務は、売上に直結するものではありませんが、事業を回すうえで必要不可欠なものです。これらのバックオフィスの業務を効率化することによって、会社全体の生産性向上が期待できます。
バックオフィスを効率化する手段をいくつかご紹介しましたが、なかでもRPAは今、注目度の高いツールです。業務効率化の課題をお持ちであれば、RPAの導入を一度検討されてみてはいかがでしょうか。
