昨今では働き方改革が進み、社外で勤務する体制が一般的になってきていますが、いまだリモートワークに踏み切れずにいる企業は数多くあります。制度を整えたいと思いながら、実現できていないという企業も多いのではないでしょうか。
リモートワークを推進できないおもな原因として、物理的・時間的な制約が挙げられます。RPA （ロボティック・プロセス・オートメーション）でそれらを取り除ければ、リモートワークの導入をスムーズに進められるかもしれません。
そこで今回は、RPAを活用してリモートワークを推進する方法を解説します。
Contents
RPAとリモートワーク
働き方改革の推進によって、リモートワークが注目を集めるようになりました。リモートワークとは、オフィスから離れた場所で業務を行なうことを指します。
少子高齢化が進み労働人口の減少が予想されるなかで、どのように人材を確保するかは企業にとって重要な課題の一つですが、その課題解決に有効となるのがリモートワークです。働く場所をオフィスに限定せずに済むことで、子育てや介護など、さまざまな背景を抱えている方が働きやすくなり、企業にとって優秀な人材を確保できるメリットがあります。
リモートワークにはこうしたメリットが多いものの、次の2つの理由によって、導入ができていない企業も存在しています。
- 出勤必須の業務がある（物理的な制約）
- 毎日こなさなければいけない業務がある（時間的な制約）
こうした、物理的・時間的制約をRPAの導入で解消できれば、企業のリモートワーク推進を大きく進められる可能性があります。
リモートワークの物理的な制約をRPAで回避する
ここでは、リモートワークを実現するうえで壁となりやすい物理的な制約を、RPAによって回避する方法を解説します。
データを外に持ち出せない
どのような企業であっても、社外への持ち出しを禁じている機密情報を、多かれ少なかれ扱っていることでしょう。
従業員情報を収めたファイルや過去の受注情報を印刷した注文書一覧など、機密情報の範囲は多岐にわたりますが、これらのデータを参照するには、従業員がオフィスへ出向かなければなりません。
データを外部に持ち出せない問題を解決するには、社内に設置しているパソコンにRPAを導入し、人の手を介さずに処理するという方法が考えられます。スケジュール機能を使ってあらかじめ処理する時間を決めておくことで、毎回決まった時間に作業を行なえます。
例えば、社内でRPAを用いて処理した作業を1週間に1回出社してまとめてチェックするなどの形にしておけば、必要最低限の出社に抑えたリモートワークの実現が可能です。
所定のIPからしかアクセスできない
導入しているシステムによっては、社内の決められたIPアドレスからしかアクセスが許可されていないものもあるでしょう。VPN（仮装専用線）などを通じて新たにアクセス権を付与する方法もありますが、準備に一定時間とコストがかかるうえに、従業員のインターネット環境によっては著しく作業スピードが低下することが考えられます。
このようなケースでは、社内に設置されたシステムにアクセスできるパソコンへRPAを導入し、自動的に処理させる方法があります。
例えば、特定の時間になったら所定のシステムからログデータをダウンロードして指定のフォルダに保存したり、メールソフトからメールを自動送信したり、特定のデータを圧縮処理したりすることが可能です。なお、社内のネットワークを利用するため、作業スピードの低下を心配する必要もありません。
働き方改革による時間的な制約をRPAで回避する
続いて、時短勤務やフレックスタイム制などの働き方改革により生じる時間的な制約の問題も、RPAによって回避できるので解説します。
＊＊時に必ず行なわなければならない業務
定刻になると必ず行なわなければならない業務にも、RPAを活用できます。
例えば、「この時間になったら取引先に決まった内容のメールを送信する」「2時間ごとに基幹システムの注文データをチェックして、Excelに情報を一部転記する」「1日2回、決まった時間に指定のWebサイトにログインして、PDFデータをダウンロードする」といった作業へRPAの活用が考えられるでしょう。
このような定期作業をRPA化することで、作業できる人員を限定することもなくなります。また、RPA化することでほかの業務に回せる時間を確保することができるため、業務の効率化や生産性の向上にもつながります。
深夜作業があり、今までシフト制で対応していた業務
働き方改革によって、これまでシフト制で対応していた深夜作業の問題もRPAを活用することで解決します。この場合、RPAに一部のシフト業務を任せることで、人の手で処理する深夜作業をなくせることが考えられるでしょう。
RPAは24時間365日稼働させることが可能です。そのため、深夜作業における定型業務の部分をRPAで自動化すれば、規定の勤務時間外に作業する必要がなくなり、業務時間の短縮も実現できます。
ただし、RPAで作業を行なったとしても、最終的には誰かが作業内容をチェックしなければならない点には注意が必要です。機械によって処理するためミスは限りなく少ないと考えられるものの、システムエラーで一部の処理が抜けていたり、途中で作業が中断していたりする可能性がないとは言い切れません。
リモートワークに向いているRPAとは
最近では、さまざまなRPAツールが開発されているため、どれを選べばよいのかわからない方も多いでしょう。そこで、リモートワークに向いているRPAの特徴を紹介します。
リモートから自由にアクセスできるRPA
リモートワーク環境下で運用するのであれば、複数ユーザーが同時にアクセスできるRPAがおすすめです。自社のサーバーで集中管理できるサーバー型RPAや、ITベンダーなどが提供するクラウドサーバーを介して利用できるクラウド型RPAなら、従業員がオフィス外で扱う目的であっても比較的運用しやすいでしょう。
ただし、クラウド型RPAはWebブラウザ上で完結する業務を自動化するものです。そのため、パソコン本体にインストールしているアプリケーションと組み合わせたい場合は、サーバー型の導入を検討する必要があります。
デスクトップ型RPA＋リモートPC操作ソフト
デスクトップ型RPAは、パソコンそれぞれにインストールして使う形式になるため、リモートワークとは相性が悪いイメージがありますが、リモートPC操作ソフトと組み合わせて使うことで、ストレスなくリモートワークに活用することができます。
むしろ、デスクトップの作業に限定されるような業務も遠隔で自動実行が行なわれるため、クラウド型よりも活用の幅が広い側面もあります。
リモートPC操作ソフトとしては「TeamViewer」や「Splashtop」などがあり、デスクトップ型RPAと一緒にインストールするとよいでしょう。
どちらの製品も無料トライアルが用意されているため、まずは使ってみたいという方はダウンロードして使い勝手を検証してみるとよいでしょう。
TeamViewerには、テレワーク用の安価なパッケージも用意されており、すぐに使い始められるため、早急な環境整備が必要な企業にもおすすめです。Splashtopは高速描写できる技術が採用されており、遠隔であることを感じさせないスムーズな作業が可能です。
現場担当者でも簡単に扱えるRPA
リモートワークは、オフィスのように従業員が一堂に会しているわけではないため、RPAを導入する際の教育が難しい点が課題として挙げられます。
せっかく導入しても、従業員がうまく扱えずに結局出社しなければならないのでは、意味がありません。そのため、現場の担当者も簡単に扱いやすいRPAツールを選定することが必要です。
たとえ、RPAに精通した専任スタッフを配置しても、リモートワークではうまくコミュニケーションが取れない可能性も十分に考えられます。できるだけわかりやすいユーザーインターフェースを採用し、直感的な操作が可能なツールを選ぶとよいでしょう。
RPAを導入してスムーズなリモートワークを！
環境整備がネックとなってリモートワークに踏み切れずにいる企業も、RPAを導入すれば、スムーズにリモートワークを実現できる可能性が高まります。
物理的なハードルを抱えていたり、時間的な制約があったりして、リモートワークの導入をあきらめているなら、RPAの活用を検討してみましょう。RPAをうまく活用すると既存業務の効率化にもつながり、大幅なコスト削減も期待できます。
この記事で紹介した、リモートワークに向いているRPAツールの特徴を参考に、リモートワークの推進と併せて業務の見直しも行ない、組織全体をスムーズに動かせる体制を整えましょう。
