BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、人材不足や人件費削減などの課題を持つ、企業向けのアウトソーシング（外部依頼）サービスです。現状の業務プロセス上でかかっているコストを削減する効果などが期待できます。
今回は、このBPOの概要と活用する企業のメリット、業務効率化の有効策として取り入れられているRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とBPOの関係について解説します。現在の企業が抱えるあらゆる課題への対策になりますので、ぜひ参考にしてください。
Contents
BPOサービスとは
BPOは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略となり、「企業の業務プロセスを外部に委託すること」を指します。
BPOサービスの対象業務は、総務・人事・経理・マーケティングなどの業務や自社に運用のノウハウがない業務です。これらの業務を委託して外部のプロに任せることで、質の高いアウトプットが迅速に得られるでしょう。
なお、外部のプロに委託（アウトソース）できるのは、特定のタスクだけではありません。社内の業務フローやその業務に必要な人材採用、使用するシステムなども委託することが可能です。
BPOサービスが求められる背景
BPOサービスの必要性が高まった背景には、日本が抱える人手不足の問題があります。
そこで自社業務を進めるためのリソース拡充を考えた場合、以下の2つの選択肢が考えられるでしょう。
- 業務委託や人材派遣などを活用し、社内リソースを拡充する
- BPOサービスを使って、業務自体をアウトソースする
それぞれの内容について、もう少し詳しく解説します。
業務委託や人材派遣の場合
業務委託や人材派遣は、業務量の多い繁忙期に絞って活用することが可能です。しかし、その期間が終わると契約終了となり、繁忙期を迎えるたびに人材の教育や受け入れ準備が必要になります。
昨今の人手不足もあり、業務委託や人材派遣であっても優秀な人材の確保は容易ではありません。そのため、業務委託や人材派遣で専門知識を持つ優秀な人材を求める場合は、コストがかさむ恐れがあります。
BPOサービスの場合
BPOサービスの場合、外部の企業に業務自体を委託するため、アウトソースの準備は一度だけで済みます。一時的に業務量が増大する繁忙期ごとに、リソース拡充の対応を考える必要はありません。
委託コストは発生しますが、業務効率化や社内の生産性向上が期待できるサービスです。適切な業者を選定すれば、トータルコストを圧縮できる可能性があります。
BPOサービスのメリット・デメリット
BPOサービスの利用によって、企業にはどのようなメリットとデメリットがもたらされるのでしょうか。
BPOサービスのメリット
まず、BPOサービスを利用する4つのメリットを紹介します。
コストの削減
BPOサービスを導入すれば、人件費をはじめとするコストの削減が期待できるでしょう。例えば繁忙期と閑散期がある業種に関しては、業務量が多い繁忙期だけBPOサービスを利用することによりリソース調整やコスト削減を実現します。
また、高い専門性を求められる業務がある場合も優秀な人材を探す必要がなく、必要なタイミングにのみ適した人材に業務を依頼できます。このように自社の人材を増やさずに業務が進められるため、無駄なコストがかかりません。
業務効率化
BPOサービスを導入する際は、現状業務の洗い出しやプロセス分析、マニュアルの整備、書式の統一、必要なシステムの導入などを行ないます。業務改善や効率化がなかなか進まない企業にとって、BPOは有効な解決手段といえるでしょう。
コア業務への集中
BPOサービスでは、急な人材の離職・入社にともなう引継ぎ業務や教育といった業務の委託も可能です。時間や手間のかかる業務を外部に委託すれば、社内人材は常により重要な業務に集中できるでしょう。
専門業者のスキルが使用可能
専門的な知識や技術を要する業務を進めたい場合、自社に十分なスキルがなくてもBPOサービスで補完できるので、業務の進行がスムーズになるでしょう。現状の社内人材だけでは対応が難しかった業務の強化や新事業にも、すばやく着手できます。
BPOサービスのデメリット
続いて、BPOサービス利用の3つのデメリットを見ていきましょう。
組織や体制変更が難しくなる
BPOは、導入の段階で社内業務のフローやプロセスが見直され、効率的に進むように最適化されます。そのため、高い頻度で組織や体制の改変を行なう企業には向かない傾向にあります。
解約後の内製化が負担になる
BPOを導入しても成果が出なければ、解約することも考えられるでしょう。一度BPO化した業務体制を自社だけで回す体制に切り替える（内製化）すると、大きな負担がかかる場合があります。このようなケースがあることを想定したうえで、BPOの導入を検討したほうがよいでしょう。
業務の自社対応が困難
BPO企業に業務を丸投げすると、自社内に知識やノウハウを蓄積することが困難になります。そのうえ、業務の進捗状況の把握もリアルタイムにできなくなる可能性があるでしょう。BPO導入の際には、業務状況を把握できる体制を維持しておくのが賢明です。
BPOとRPA
業務効率化を図る対策の一つとして、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入する企業が増えています。RPAは業務プロセス、あるいはその一部を自動化して、人（従業員）の工数を削減するものです。人ではなくロボットが業務を代行します。
RPAは、決められたことを決められた方法に従って自動的に行なうのが特長なため、定型業務が大量にあるときに頼りになります。
BPOとまったく異なる範囲を担当するわけではなく、最近ではBPOとRPAを組み合わせた事例もあるため、そのあたりを詳しく見ていきましょう。
BPOでできることの一部はRPAでも可能
単純作業や決められた機械的業務（定型業務）は、BPOだけでなくRPAでも対応できます。
RPAではコンピューターによる高速処理が可能なため、特に定型業務であれば、BPOよりRPAのほうがスムーズに進むケースもあるでしょう。
BPOとRPAを組み合わせる
BPOとRPAの組み合わせによって、大きなメリットを得た事例もあります。
例えば、あるコールセンターはRPAとAIを活用し、定型業務を自動化させました。その結果、月2,100時間の工数を削減し、30人の人員体制を18人まで減らすことに成功しています。さらに、AIチャットボットの導入によって、ユーザーからの質問に24時間対応可能になりました。オペレーターの音声入力に対して適した回答事例をAIが提示することにより、回答の質も向上させています。
このようにBPOとRPAを組み合わせると、人員削減やサービスの質向上が実現し、結果的にコストの削減や業務効率化につながるのです。BPOサービス業者のなかにも、RPAをアウトソーシングサービスに活用しているところが増えてきています。
BPOとRPAの導入で業務効率化を！
BPOとRPAをうまく組み合わせることで、より高い導入効果が期待できます。
まずは、BPOの特徴をよく理解して、自社業務のうち、どの業務を委託するのかを適切に判断することが大切です。
企業が業務を委託する形式はBPOだけではないため、どれを選ぶかも非常に重要なポイントとなります。最適な判断と選択で、より効果の高い業務効率化やコスト削減を実現させましょう。
